Come ottenere il massimo dal tuo evento grazie alla tecnologia digitale

• Registrazione dei partecipanti e gestione degli accessi 
• Diretta streaming degli eventi fisici
• App per l’interazione tra espositori e visitatori (per le fiere)

•  Realtà virtuale e aumentata
•  Produzione di avatar e oggetti in 3D
• Creazione di ologrammi

Il mondo degli eventi è in continua evoluzione e grazie alle tecnologie digitali è ormai in grado di andare davvero incontro alle esigenze più disparate. Al giorno d’oggi, infatti, non esiste evento fisico che non sia in qualche modo supportato dal digitale: dalla gestione degli inviti, al coinvolgimento degli ospiti attraverso le tecnologie più avveniristiche come la realtà virtuale, alle dirette streaming in tempo reale fino a tutte quelle modalità che possono mantenere viva una manifestazione o una conferenza aziendale anche dopo che si è conclusa (social, video, gruppi di discussione online, ecc)… insomma, quasi tutte le fasi di un evento sono ottimizzate o amplificate grazie al digitale. 

Questo è certamente un grande vantaggio, ma allo stesso tempo può essere difficile destreggiarsi tra le tante nuove proposte: in questo articolo vedremo insieme quali sono le tecnologie digitali che devi conoscere per organizzare eventi mozzafiato e indimenticabili!

Ecco quali sono le tre tecnologie digitali imprescindibili per rendere un evento di facile fruizione, dinamico e di successo:

1. Registrazione dei partecipanti e gestione degli accessi
2. Diretta streaming degli eventi fisici
3. App per l’interazione tra espositori e visitatori (per le fiere)

Vediamo di cosa si tratta e come abilitarle, caso per caso.

1. Registrazione dei partecipanti e gestione degli accessi

Se stai pensando di organizzare un evento in presenza, di qualsiasi natura esso sia, avrai bisogno di coordinare gli inviti, gli accrediti e gli accessi all’evento stesso. Sembra una banalità, ma è una delle attività più importanti e impegnative e, soprattutto, è un notevole biglietto da visita verso i tuoi ospiti: non è mai piacevole quando qualcosa non fila liscio con la procedura di iscrizione o addirittura con l’accesso all’evento! In più un sistema di registrazione efficiente ti ricorda il dove e il quando, evitando indirizzi sbagliati o di non arrivare in tempo.

Per questo è fondamentale avere a disposizione un servizio automatico di registrazione dei partecipanti che sia anche collegato ad una app per la gestione degli accessi tramite badge con QR code. Non è un caso che in Superstudio Events questi servizi siano sempre compresi: sappiamo bene quanto siano delicate queste fasi di qualsiasi evento e quanto sia essenziale dotarsi delle tecnologie digitali che aiutino a gestirle al meglio, non solo per gli ospiti, ma anche per tutto lo staff dietro le quinte. 

2. Diretta streaming degli eventi fisici

Sdoganato durante l’età del Covid, ormai lo streaming degli eventi è diventato un’offerta integrale di moltissime conferenze, convention aziendali e manifestazioni culturali che vogliano coinvolgere anche chi, per i motivi più disparati, non può partecipare fisicamente all’evento ma comunque non vuole perderselo. Ma organizzare una diretta streaming è spesso più facile a dirsi che a farsi: è necessario dotarsi dei giusti mezzi (telecamere, microfoni) e di tecnici video, bisogna spesso coordinare la diretta su più canali contemporaneamente (Instagram, TikTok, Youtube…), bisogna rispondere alle domande e ai commenti che arriveranno in tempo reale, e via dicendo.

Insomma, una diretta streaming è un lavoro di team che è bene affidare a dei professionisti che si coordineranno con i referenti aziendali. Nel caso di Superstudio Events, lo streaming è tra i servizi digitali più completi che si possano trovare in quanto comprende:

• Una piattaforma dedicata per lo streaming in un teatro virtuale e un software multistream per non perdere neppure un lead su canali social diversi  
• La registrazione immediata dell’evento per la diffusione sui canali di comunicazione 
• Analisi statistiche delle visualizzazioni e dei partecipanti all’evento 
• Chat in tempo reale 
• Possibilità di collegare speaker da remoto, grazie a sistemi di online meeting quali Zoom, Microsoft Meet, Cisco Webex, etc.

3. App per l’interazione tra espositori e visitatori (per le fiere)

Un servizio fondamentale per chi sta organizzando un evento di natura commerciale (come una fiera) o consulenziale è certamente l’offerta di uno strumento che possa mettere in comunicazione gli organizzatori o meglio gli espositori in caso di fiera e i visitatori. Si tratta di un’opportunità che può fare davvero la differenza tra un evento di grande successo e uno meno riuscito.    
 

Per questo Superstudio Events mette a disposizione ben due applicazioni mobile che facilitano questo tipo di comunicazione:

1. L’applicazione per raccogliere i contatti dei visitatori, direttamente collegata al sistema di accredito di Superstudio Events, permette di automatizzare la raccolta contatti dei visitatori direttamente dal QR code di accesso, senza il rischio di perderne neppure uno o di dover trascrivere i biglietti da visita
2. L’applicazione per  l’interazione tra visitatore/espositore è un vero e proprio spazio web a disposizione di ogni espositore, accessibile da QR code. Con questa app è possibile:
   • Interagire direttamente con gli espositori tramite messaggistica con Whatsapp e/o collegamenti social media
   • Accedere all’e-commerce e ai contatti commerciali dell’espositore
   • Consultare e scaricare materiali pubblicitari

Abbiamo visto quali sono le tecnologie digitali che possono rendere più snella l’organizzazione di un evento, più semplice la partecipazione anche da remoto e più efficace la comunicazione tra i partecipanti. Oggi però l’innovazione corre veloce e permette anche di stupire i visitatori e gli invitati con effetti speciali e soprattutto di creare possibilità fino ad ora inimmaginabili, ad esempio grazie alla realtà virtuale. Ma procediamo con ordine… ecco le tre tecnologie innovative che puoi integrare negli eventi fisici:

1. Realtà virtuale e aumentata
2. Produzione di avatar e oggetti in 3D
3. Creazione di ologrammi

1. Realtà virtuale e aumentata

Può sembrare futuristico ma la realtà virtuale è già oggi una tecnologia a disposizione del mondo degli eventi e permette di dare sfogo all’immaginazione grazie alla creazione di spazi virtuali che possono essere utili, ad esempio, per dare modo agli espositori delle fiere di mostrare ai visitatori anche quegli oggetti ancora in fase di prototipazione, oppure le varianti dei prodotti che hanno portato in fiera, o ancora, visualizzare i prodotti in contesti specifici. È quello che abbiamo fatto grazie alla tecnologia proprietaria di Superstudio Events durante il Superdesign Show nella settimana del Design milanese: le persone hanno potuto camminare dentro stanze virtuali arredate, avvicinarsi agli oggetti e ai mobili e vivere un’esperienza immersiva grazie alla realtà virtuale.

Nell’ambito della realtà virtuale, infatti, Superstudio Events è in grado di:

• Creare vetrine virtuali interattive per interagire con i prodotti e i contenuti dell’espositore o organizzatore dell’evento; 
• Progettare una grafica ed estetica qualitative grazie ai contributi, da un lato, del nostro team esperto nello sviluppo di soluzioni IT per gli eventi (in particolare per moda, arte e design), e dall’altro, di partner tecnici qualificati; 
• Fornire visori per esperienze immersive, che permettono al visitatore di scoprire il prodotto all’interno di un contesto virtuale o di viaggiare all’interno di esperienze totalmente nuove; 
• Creare applicazioni per la realtà aumentata, che permettono di visualizzare un prodotto 3D all’interno di uno spazio reale, gestendo anche tutta la componente creativa e di produzione di contenuti 3D. 

2. Produzione di avatar in 3D

Sempre grazie alla realtà virtuale è possibile creare un avatar, ad esempio dei relatori dell’evento, scannerizzando le fattezze della persona e rendendola in digitale. Si tratta di una simpatica applicazione della produzione di contenuti creativi 3D che potrà certamente stupire e divertire gli ospiti di un evento all’avanguardia!

Ad esempio, negli spazi di Superstudio è presente un hyperscan di Ephoto, che può proiettare nel digitale persone e oggetti, creando un gemello digitale perfetto.

3. Creazione di ologrammi

Infine, ma non meno curiosa, vi è la produzione di ologrammi. Gli ologrammi sono una proiezione tridimensionale che consente al fruitore di interagire in modo diretto, divertente e giocoso con parte dell’evento, portando in presenza simulacri di persone e oggetti.

È una tecnologia ad oggi poco utilizzata perché nelle sue forme più raffinate è ancora costosa, ma iniziamo a vederne le prime applicazioni anche nel mondo degli eventi… certamente c’è di che rimanere a bocca aperta!

Abbiamo visto che le applicazioni della tecnologia al mondo degli eventi oggi sono moltissime e permettono sia di rendere il tuo evento più fluido, senza intoppi e di piacevole fruizione per gli ospiti e i relatori, sia di creare interazione tra i partecipanti, fino anche darti la possibilità di ideare dei veri e propri momenti di intrattenimento originali e divertenti.

Se vuoi saperne di più e vuoi conoscere nel dettaglio le soluzioni più adatte alle tue esigenze, puoi contattare i nostri consulenti per scoprire tutti i servizi di Superstudio Events che renderanno il tuo evento unico!